Heb je ook het idee dat de e-mail te veel tijd van je werkdag in beslag neemt? Zie je al op tegen het openen van je e-mail omdat er veel mails in je inbox staan? Leidt de grote hoeveelheid e-mail ook bij jou in toenemende mate tot irritatie en gevoelens van werkdruk?
Dan ben je niet de enige…
Het goede nieuws: je kunt er wat aan doen!
Hierbij een aantal nieuwe gewoonten voor het omgaan met e-mail.
Lees e-mail op vaste momenten
Hoe vaak open je een bericht om vervolgens te bedenken dat je er op een later moment nog wel eens naar zult kijken? De meeste mensen zijn nieuwsgierig en lezen alle binnenkomende e-mails het liefst meteen. Zo kan het gebeuren dat we e-mail gemiddeld vier keer lezen voordat hij daadwerkelijk wordt afgehandeld. En dat is zonde van de tijd.
- Lees je mail bij voorkeur op een (vast) gepland moment bijvoorbeeld ’s ochtends bij binnenkomst, na de lunch of in de loop van de middag.
- Zet je e-mailmelder uit. Zo word je niet constant verleid om toch nog even je mail te checken.
Handel mail meteen af
Leer jezelf aan dat je bij het openen van een mail direct bepaalt wat je met de e-mail doet. Dit houdt in dat je een bericht:
- verwijdert als er niets van je wordt verwacht
- archiveert als je de informatie wilt bewaren
- meteen beantwoordt als er een reactie van je wordt verwacht, die je niet meer dan 5 minuten kost (en het vervolgens verwijdert of archiveert)
- plant wanneer je de mail gaat beantwoorden, als er een reactie van je wordt verwacht die langer dan 5 minuten duurt (en na het beantwoorden natuurlijk weer verwijderen of archiveren)
Artikel gebaseerd op: http://www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/.
